Waarom aanwezigheidsregistratie?

Henk legt uit dat bezoekers- en aanwezigheidsregistratie bij ontruiming essentieel is. “Wanneer er brand uitbreekt, dan is het eerste dat je aan de hulpdiensten doorgeeft wie er mogelijk nog in het pand is. En waar deze zich zouden kunnen bevinden. Prioriteit nummer één is namelijk het veiligstellen van mensen. Dat gaat voor alles. Ook vóór het bluswerk bijvoorbeeld.” Heb je geen aanwezigheidslijst paraat, dan loop je het risico dat je iemand vergeet.

Dit wil je nóóit meemaken

Zelf heeft hij het gelukkig nooit ervaren. Henk haalt wel een schrijnend voorbeeld aan: “Bij een bedrijfspand hier om de hoek is niet zo lang geleden het dak ingestort. Iedereen leek veilig. Totdat er later een ‘vreemde auto’ op de parkeerplaats werd gesignaleerd. Er bleken enkele collega’s van een ander filiaal aanwezig te zijn. Zij lagen enkele uren onder het puin. Omdat niemand ze ‘miste’, werd er ook niet gezocht. Helaas heeft één van hen het niet gehaald. Dat wil je als organisatie, maar zeker als mens, als collega, natuurlijk nóóit meemaken.”

Intrinsieke motivatie

En dat is het punt waar Henk een beetje over struikelt. “Nu wordt aanwezigheidsregistratie vaak gezien als interne procedure, in de vorm van toegangscontrole. Maar eigenlijk moet het een intrinsieke motivatie zijn. Of je nou directeur bent, BHV’er of werknemer in welke functie dan ook, in geval van ontruiming wil je toch volmondig en met zekerheid kunnen zeggen: ‘ja, iedereen is veilig!’ En is dit niet het geval, dan wil je dat de mensen die nog missen zo snel mogelijk gevonden worden.”

De ene organisatie is natuurlijk de andere niet. “In fabrieken of organisaties waar gewerkt wordt met gevaarlijke stoffen bijvoorbeeld, geldt een verhoogd risico. Hier is de bezoekers- en aanwezigheidsregistratie vaak goed geregeld. Maar in kantoorpanden kan er net zo goed iets misgaan.”

Check jouw organisatie

Hoe weet je of bezoekersregistratie noodzakelijk is voor jouw organisatie? “Dat is heel simpel. Stel dat je na een ontruiming buiten staat met al je collega’s. Kan jij dan met 100% zekerheid aangeven of iedereen veilig is? Weet jij op een gemiddelde werkdag exact wie er ‘in huis’ is? En of er bezoekers aanwezig zijn? Is dit niet het geval, dan kan je concluderen dat aanwezigheidsregistratie van levensbelang is. En dus noodzakelijk.”

Tips:

• Houd een registratielijst bij. Registreer van iedereen die het pand betreedt minimaal de voor- en achternaam, het kenteken van de auto en het tijdstip van binnenkomst. Uitschrijven is minstens zo belangrijk! Is het een bezoeker? Vraag dan ook met welke reden hij of zij het pand betreedt of met wie hij of zij een afspraak heeft.
• Informeer de bezoeker. Vertel de bezoeker wat de reden is van de registratie en geef een flyer mee met een toelichting op de veiligheidsinstructies die gelden binnen het pand.
• Betrek medewerkers. Motiveer regelmatig richting medewerkers waarom hun organisatie dit doet. Laat zien dat je veiligheid een belangrijk thema vindt. En dat je de verantwoordelijkheid neemt voor je bezoek. Geef een concreet voorbeeld waarbij het mis ging, zoals hierboven vermeld.
• Maak duidelijke afspraken. Maak aanwezigheidsregistratie onderdeel van het BHV-plan van je organisatie. Stel vast wie verantwoordelijk is voor de lijst, wie de lijst mee neemt in geval van ontruiming, wie de namen opnoemt op de verzamelplaats, etc. En oefen dit ook tijdens een ontruimingsoefening. Hiermee creëer je draagvlak, maar kom je er ook achter waar de knelpunten zitten.

Wil je weten hoe dit op jouw werklocatie is geregeld? Of wil je het juist onder de aandacht brengen? Kaart het aan bij je leidinggevende, de BHV’er, de security- of facility manager in jouw organisatie.