Wat houden efficiency en rightsizing in?

Corporate security management komt neer op het beschermen van personeel, bezittingen en belangen van een organisatie. Het gaat erom dat de activiteiten van het bedrijf ongestoord door kunnen gaan en dat er geen hinder of onderbreking is van de reguliere bedrijfsactiviteiten. Het waarborgt de continuïteit van de organisatie. Daarom is het belangrijk de beveiliging op niveau te houden en ook met enige regelmaat de efficiency daarvan te peilen. Een goed voorbeeld hiervan is de inzet van beveiligers. Het is belangrijk dat je als organisatie kunt op- en afschalen naarmate je organisatie en de omgeving veranderen (rightsizing).

Hoe spelen efficiency en rightsizing een rol binnen corporatesecuritymanagement?

Om risico's zo goed mogelijk af te dekken moet een organisatie naar verschillende aspecten kijken om haar security optimaal in te richten:

Efficiency
Hierbij wordt simpel gezegd gekeken wanneer er beveiligers maar ook receptionisten nodig zijn, en hoeveel er moeten zijn om veiligheid te waarborgen. Denk er hierbij bijvoorbeeld aan dat na 8 uur ’s avonds alleen nog maar een nachtbeveiliger hoeft te zijn, of misschien zelfs helemaal niet. Het is hierbij erg belangrijk om ook te kijken naar de reactietijd. Dus hoe snel kan een beveiliger bij een incident zijn en wat is hierbij de norm. Met deze norm kan worden gekeken hoeveel beveiligers op een locatie aanwezig moeten zijn.

Flexibliteit
Hierbij wordt gekeken wat de taken van beveiligers of receptionisten zijn en wat zij nog meer zouden kunnen doen. Er zijn circa 50 activiteiten die een beveiliger of receptionist op zich kan nemen, en daarmee de tijd van hun dienst goed kunnen benutten. Taken zoals controlerondes door het gebouw en bij de ingang bij incidenten kunnen ingrijpen, kunnen worden uitgevoerd in combinatie met bijvoorbeeld beveiligingschecks, post rondbrengen, controles van brandblussers en het laten lopen van kranen om zo legionella voor te zijn. Zo hoef je daar als organisatie niet extra mensen voor in te huren maar gebruik je je bestaande capaciteit optimaal en zo efficiënt mogelijk.

Verbeterpunten 
Hierbij wordt gekeken hoe taken van beveiligers of receptionisten sneller of beter gedaan kunnen worden, zoals het verhogen van de snelheid van toelaten van mensen. Zo is bij receptionisten vaak nog winst te behalen door aanmeldzuilen te gaan gebruiken, waar de bezoeker zijn naam intikt en gelijk een toegangspas krijgt en er automatisch wordt gebeld naar de medewerk(st)er met wie de bezoeker een afspraak heeft. Zo kun je soms van drie naar twee of van twee naar één receptioniste. Zelfs met aftrek van de nodige investering kan dit tienduizenden euro’s op jaarbasis schelen.

Organisaties zijn constant in beweging. Splitsen of juist samengevoegd van gebouwen, dat kan voor beveiliging een hele andere situatie brengen. Het is dus van belang dat voor een locatie of een organisatie met regelmaat opnieuw wordt gekeken naar de omvang van de risico's om beveiligers en receptionisten zo goed en efficiënt mogelijk te blijven inzetten. Het corporate security managementmodel kan hierbij inzicht geven.

Wat houdt dit CSM-model in?

In dit model zitten vijf verschillende fases waar we naar kijken. In alle fases moet security zo efficiënt mogelijk ingericht worden, passend bij de risico's waar een organisatie mee te maken kan hebben. Je begint hierbij bij de basis. Fase 1 is dus echt letterlijk het aan de poort van een organisatie staan en daar de mensen en de omgeving controleren.
Stap van 1 naar 2: kijken naar omstandigheden. Wat zou er allemaal kunnen gebeuren? Hierbij kijk je met name naar de security aan de buitenkant van het gebouw.
Stap van 2 naar 3: kijken naar andere delen en afdelingen van het gebouw. Hierbij ga je van buiten naar binnen (het complex in). Wat kunnen beveiligers hier nog meer doen? Denk hierbij aan het checken van brandblussers, etc.
Stap van 3 naar 4: het controleren van wat er in en uit de organisatie gaat. Voorbeelden zijn het controleren van vrachtwagens maar ook of de persoon die is aangemeld ook de persoon is die daadwerkelijk binnenkomt. Een kwestie dus van nog preciezer naar alle stromen binnen de organisatie kijken.
Stap van 4 naar 5: evalueren en audits. Een belangrijk moment is een stap terug zetten en kijken of alle security nog steeds is zoals de bedoeling was.