Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů zákazníků

(dále jen „Informace“)

V naší společnosti klademe maximální důraz na ochranu osobních údajů a důsledné dodržování všech platných právních předpisů v oblasti jejich zpracování, zejména obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Jsme si plně vědomi odpovědnosti, kterou máme při nakládání s osobními údaji, a zavazujeme se, že s nimi budeme zacházet transparentně, bezpečně a v souladu s nejvyššími standardy ochrany soukromí. 

Tento dokument poskytuje podrobné informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakými účely a jaká máte v této souvislosti práva.

1. Správce a jeho kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je G4S Secure Solution (CZ), a.s., IČO: 001 75 439, se sídlem Vyskočilova 1422/1a, Michle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. B 275 a/nebo G4S Services s.r.o., IČO: 015 58 676 se sídlem Vyskočilova 1422/1a, Michle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 208437 a/nebo G4S Guarding (CZ), s.r.o., IČO: 140 68 508, se sídlem Tuřanka 1222/115, Slatina, 627 00 Brno, zapsaná u Krajského soudu v Brně po sp. zn. C 126440 (dále také jen „G4S“ nebo „my“).

Můžete nás kontaktovat na uvedené adrese sídla, nicméně Vám doporučujeme, abyste se v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů obraceli přímo na pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje naleznete níže.

2. Účely zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely

1. Příprava nabídek - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, fotografie, osobní identifikátory, informace o vzdělání, informace o trestní minulosti, a to po dobu trvání smlouvy a následně 10 let;

2. Administrace výběrových řízení - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, a to po dobu trvání smlouvy a následně 10 let;

3. Uzavírání smluv - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, osobní identifikátory, finanční informace, a to po dobu trvání smlouvy a následně 10 let;

4. Registr smluv - na základě oprávněného zájmu zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, finanční informace, a to po dobu trvání smlouvy a následně 10 let;

5. Získávání zákazníků - na základě oprávněného zájmu zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, a to po dobu 5 let

6. Komunikace po prodeji - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, a to po dobu trvání smlouvy a následně 5 let;

7. Servisní smlouvy - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu,fotografie, finanční informace, IP adresu, lokalizační údaje, a to po dobu trvání smlouvy a následně 10 let;

8. Údržba bezpečnostních technologií - na základě smlouvy zpracováváme fotografie, IP adresu, lokalizační údaje, a to po dobu trvání smlouvy a následně 10 let;

9. Správa PCO smluv - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, finanční informace, a to po dobu trvání smlouvy a následně 3 roky;

10. PCO monitoring - na základě smlouvy zpracováváme jméno, telefon, fotografie, IP adresu, lokalizační údaje,  a to po dobu trvání smlouvy a následně 3 roky;

11. Reakce na incidenty - na základě smlouvy zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, fotografie, IP adresu, lokalizační údaje, hesla, audio nahrávky, a to po dobu trvání smlouvy a následně 3 roky;

12. Platby - na základě smlouvy zpracováváme jméno, osobní identifikátory, bankovní informace, a to po dobu 10 let od konce účetního období, kterého se týkají;

13. Externí audit - na základě oprávněného zájmu a právní povinnosti zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, osobní identifikátory, finanční informace, údaje o zaměstnání, a to po dobu 10 let od konce účetního období, k nemuž se vztahují;

14. Interní audit - na základě oprávněného zájmu zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, adresu, osobní identifikátory, fyzické informace, finanční informace, údaje o výkonu práce, údaje o zaměstnání, údaje o vzdělání, lokalizační údaje, a to po dobu 10 let od konce účetního období, k nemuž se vztahují;

15. GFC kontroly - na základě oprávněného zájmu zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, osobní identifikátory, finanční informace, údaje o zaměstnání, a to po dobu 10 let od konce účetního období, k nemuž se vztahují;

16. Právní spory - na základě oprávněného zájmu zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefon, fotografie, osobní identifikátory, fyzické informace, finanční informace, informace o členství v odborech, informaceo trestných činech, a to po dobu trvání sporu a následně 15 let;

17. Archiv - na základě oprávněného zájmu zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, telefonu, adresu, fotografie, osobní identifikátory, fyické informace, finanční informace, údaje o výkonu práce, údaje o zaměstnání, údaje o vzdělání, a to po dobu stanovenou právními povinnosti.

3. Zpracovávané osobní údaje a jejich zdroje

Zpracovávané osobní údaje získáváme přímo od Vás na základě kontaktu s Vámi, abychom mohli plnit naše povinnosti jako dodavatel služeb či zboží. 

Některé údaje jsou nezbytné, abychom Vám mohli naše služby či zboží poskytnout. Pokud odmítnete nám takové údaje poskytnout, nebudeme s Vámi bohužel schopni smlouvu uzavřít. 

Pokud jste rozhodli podat oznámení, zpracováváme o Vás ty údaje, které nám sami poskytnete. Je tedy zcela na Vás, zda o Vás vůbec nějaké osobní údaje budeme zpracovávat.

4. Předávání osobních údajů

Ne všechna zpracování osobních údajů provádíme pouze my sami jako správci osobních údajů. Ke zpracování někdy využíváme zpracovatele osobních údajů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Každý zpracovatel je před navázáním spolupráce důkladně prověřen tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky GDPR a aby byla zajištěna ochrana Vašich práv jako subjektů údajů. Zpracovatelé, kterým Vaše osobní údaje předáváme, jsou řádně a v souladu s právními předpisy smluvně zavázáni dodržovat 

veškeré povinnosti a pravidla ochrany osobních údajů.

Zpracovateli, kterým Vaše osobní údaje předáváme a kteří je pro nás zpracovávají, jsou zejména:

1. auditoři;

2. smluvní partneři a jejich zástupci.

V postavení správce jsou zapojeny zejména tyto subjekty, kterým osobní údaje předáváme:

1. orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, soudní exekutoři a insolvenční správci;

2. smluvní partneři a jejich zástupci.

5. Zabezpečení osobních údajů

Zajištění úrovně zabezpečení Vašich osobních údajů je naší prioritou, proto jsme přijali a udržujeme opatření, kterými zajišťujeme jejich bezpečné zpracování a ochranu před neoprávněným nebo nahodilými přístupem, neoprávněným čtením, vytvářením, kopírováním, přenosem, úpravě či vymazáním záznamů Vašich osobních údajů nebo k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i jinému zneužití Vašich osobních údajů.

6. Práva subjektů údajů

1. Právo odvolat souhlas se zpracováním

Veškeré souhlasy, které získáváme, jsou zcela dobrovolné a nejste povinni je poskytnout. Ve všech případech zpracování založených na souhlasu jej můžete odvolat, a to postupem níže..

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.

2. Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli výše v těchto Informacích. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

3. Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili nebo doplnili.

4. Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

1. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,

2. odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat;

3. využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy,které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo

4. ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků

5. Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních 

údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit vždy když:

1.  popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;

2. vznesete námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit;

3. Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl);

4. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků.

Pokud by takové omezení zpracování mělo přímý dopad na služby Vám poskytované G4S (službu bychom nemohl poskytovat vůbec nebo jen omezeně) a bude to předem zřejmé, předem Vás na tento důsledek upozorníme a umožníme Vám žádost vzít zpět.

6. Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás ty Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích na právním základu nezbytnost pro uzavření a plnění smlouvy nebo Vašeho souhlasu. 

Toto právo se tedy netýká všech osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

7. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu, domníváte-li se, že převažuje Váš individuální zájem na ukončení zpracování Vašich osobních údajů nad našimi oprávněnými zájmy pro takové zpracování. 

Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

8. Právo podat stížnost

Uplatněním žádného z práv není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

7. Uplatnění práv subjektů údajů

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, dostupného na emailové adrese gdpr@cz.g4s.com. 

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

Svá práva můžete uplatnit zásadně bezplatně, avšak jsou-li Vaše žádosti prokazatelně zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují (častěji než jednou za 6 měsíců, pokud mezitím nedošlo ke změně zpracování), může Vám být:

• uložen přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů (při vypočtení výše poplatku se zohlední skutečné náklady, které nám v souvislosti s uplatněním žádosti vznikly, a časová náročnost, přičemž maximální výše nepřesáhne 500 Kč); nebo

• odmítnuto žádosti vyhovět.

Doporučujeme využití formuláře pro výkon práv, který je dostupný níže. Využitím formuláře bude zajištěno oboustranně efektivní uplatnění práv, protože my obdržíme veškeré potřebné informace a ověříme Vaši totožnost. Nebude tak nutné z Vaší strany doplňovat žádné chybějící informace.

Níže uvedené požadavky slouží k tomu, abychom mohli ověřit, zdali jste skutečně osobou, ke které se osobní údaje vztahují, a tím zabránili zneužití Vašich osobních údajů jinou osobou (např. předání cizí osobě) nebo jinému poškození (např. neoprávněný výmaz Vašich osobních údajů).

Svá práva můžete uplatnit dále těmito způsoby:

1. Podání žádosti při osobní návštěvě

Pokud chcete podat Vaši žádost osobně, můžete nás navštívit v pracovních dnech v našem sídle na adrese Vyskočilova 1422/1a, Michle, 140 00 Praha 4.

Jelikož nechceme, aby Vaše osobní údaje byly vydány nebo jinak zneužity cizí osobou, tak potřebujeme dostatečně ověřit Vaši totožnost. Vezměte si s sebou prosím Váš občanský průkaz nebo jiný úřední doklad prokazující Vaši totožnost.

2. Podání žádosti doručením listinného dokumentu

Pokud chcete podat Vaši žádost prostřednictvím listinného dokumentu, můžete ji zaslat či jinak doručit na adresu Vyskočilova 1422/1a, Michle, 140 00 Praha 4.

Protože potřebujeme dostatečně ověřit Vaši totožnost, aby Vaše osobní údaje nebyly zneužity cizí osobou, musí být Vaše žádost opatřena úředně ověřeným podpisem.

3. Zaslání žádosti prostřednictvím elektronické pošty

Pokud chcete podat Vaši žádost prostřednictvím elektronické pošty, můžete ji zaslat na e-mailovou adresu gdpr@cz.g4s.com.

Protože potřebujeme (dostatečně ověřit Vaši totožnost, aby Vaše osobní údaje nebyly zneužity cizí osobou, musí být Vaše žádost opatřena elektronickým podpisem (zaručený, uznávaný nebo kvalifikovaný). Další možností je nechat si žádost úředně ověřit a následně nechat provést autorizovanou konverzi do elektronické podoby.

4. Zaslání žádosti prostřednictvím datové zprávy

Pokud chcete podat Vaši žádost zasláním datové zprávy, můžete ji zaslat do naší datové schránky ID: ne6ecf6.

Protože potřebujeme dostatečně ověřit Vaši totožnost, aby Vaše osobní údaje nebyly zneužity cizí osobou, údaje z Vaší datové schránky se musí shodovat s údaji uvedenými ve Vámi podávané žádosti.

8. Účinnost

Tyto Informace jsou platné a účinné od 01.09.2025.